– Un empresa sin papeles es mucho más rentable, claro. Esa es la primera razón que a cualquiera se le viene a la mente: el ahorro de costes, por supuesto; pero hay una segunda razón mucho más poderosa que es el aumento de eficiencia, de calidad de servicio y de estandarización del trabajo, lo que lleva asociada una gran facilidad para las certificaciones de calidad o el trabajo del auditor, por ejemplo.

– Dicen que el mayor ahorro está en el personal administrativo.

– Bueno, hay que reconocer que uno de los objetivos de una entidad que quiere implantar este modelo tiene mucho que ver con su plantilla. Se estima un importante ahorro de costes del personal. Además, la estandarización de los procesos evita la figura del ‘empleado imprescindible’, ya que los trabajos se convierten en rutinas estandarizadas y clasificadas.

– Entonces, ¿la implantación de un modelo así supondrá un duro conflicto con los sindicatos y el personal?

– No. Hemos demostrado que aumenta la satisfacción de los empleados, al proporcionarles un entorno de trabajo más eficiente, implementando herramientas de última generación intuitivas y muy visuales.

– Si es así, ¿dónde está, por ejemplo, guardad ‘mi hipoteca’ o ‘mi seguro de vida’?

– Pues en realidad, su hipoteca estaría en un expediente ‘on line’ al que tendría acceso su director de sucursal. Podría ver el listado de documentos asociados en su expediente o abrir uno de ellos (por ejemplo, el plano de la vivienda) y a partir de ahí pinchar sobre la imagen y abrir documentos asociados: su contrato de hipoteca, los datos registrales, la tasación,fotos del inmueble, su DNI, etc. Todo está ahí en tiempo real, al instante. Y este mismo ejemplo podríamos aplicarlo a una póliza de seguro o a un expediente médico de un hospital.

– ¿Y los originales? ¿Los destruyen?

– No, todos esos documentos tienen un código de cuatro series numéricas que identifican el lugar exacto del archivo de Recall donde se hayan depositados los originales. Aparentemente usted los creerá desaparecidos cuando se asome a torres de cajas de cartón iguales una encima de otra, pero nosotros a través de nuestro sistema informático de indexación basado en códigos de barras le podremos encontrar el original al instante e, incluso, mostrarle toda la vida del documento, tanto el digital como el físico: fechas de consultas, personas que la han demandado, etc.

– Tecnológicamente, ¿es muy complejo su sistema de ‘Oficina Sin Papeles’?

– Sí, aunque no en apariencia, la tecnología está garantizando las calidades en los escáner, en los OCR e ICR (programas de digitalización de imagen), en las comunicaciones, en el gestor documental (muy flexible) y en el "perfect order", como internamente llamamos al sistema de validación de la calidad para nuestros clientes, y al que tienen acceso mensualmente.

– Pero además de a entidaes financieras, dan un servicio similar a otras compañías con millones de expedientes? ¿Ponga un ejemplo?

– Sí, trabajamos para muchas organizaciones, desde organismos públicos a empresas de alquiler de vehículos que diariamente mueven miles de expedientes de contratos, pólizas, etc. Por ejemplo, cuando el líder en alquiler de vehículos se planteó el reto de vivir sin papeles físicos, por seguridad y por mejorar su gestión, salió a buscar un socio tecnológico y nos seleccionó a nosotros.

– ¿De qué volumen de papeles o documentos hablamos?

– Piense en una compañía que en España es líder en alquiler de vehículos. Trabaja con más de 200 oficinas sobre más de 40.000 vehículos que alquila diariamente. Y desde esas oficinas viajan a diario todos los contratos y documentación a la sede de Recall en Madrid donde se revisa, escanea, referencia y se pone a disposición las imágenes a través de una plataforma web. Y si se necesita el original, Recall lo busca y lo entrega en un servicio de 24 horas, aunque también existe un servicio urgente de entrega en sólo dos horas.

– ¿El archivo es seguro?

– Las naves de archivo están dotadas de sistemas de seguridad contra incendios, contra robos, contra vandalismo. Por ejemplo, en las naves de Ribatejada hay más de 8.500 ‘sprinklers’ (rociadores de agua) instalados en este momento y sólo se activan, de forma individual, si registran temperaturas superiores a los 65 grados. No funcionan por zonas, sino que cada uno es independiente a fin de que puedan actuar de forma automática sólo donde sea necesario, protegiendo al resto de la documentación.

– ¿Y si alguien quiere buscar su hipoteca o su póliza dental?

– Es imposible. Piense que el ladrón se encontrará con pasillos llenos de estanterías con pilas de cajas iguales, con alturas de 27 contenedroes hacia arriba y varias decenas a lo largo... más de un millón de cajas anónimas donde buscar. Sólo un código de barras por fuera.

– ¿Todo el archivo tiene una indexación de documentos con códigos de barras?

– Sí, esa ha sido la última tecnología hasta el día de hoy. Sin embargo, ahora estamos siendo pioneros en el sector y dentro del grupo Recall en Europa, porque estamos realizando los primeros ensayos para implantar la tecnología RFID, de códigos mediante radiofrecuencia que aumenta la seguridad al ser una garantía adicional de trazabilidad.

– ¿Cuál es la principal ventaja de este nuevo código por radiofrecuencia RFID?

– Podremos leer el contenido de los contenedores de documentos sin necesidad de abrirlos. Si tenemos en cuenta que sólo en el centro de Ribatejada se realizan más de 400.000 movimientos de documentos al año, supone una gran ventaja.

– ¿Cuántos papeles tienen en archivo?

– Una vez cogimos la calculadora y vimos que si poníamos todos los documentos un folio junto al otro, podíamos crear una alfombra desde la Tierra a la Luna. Y con las cajas, podríamos pavimentar el Camino de Santiago desde Roncesvalles: ida y vuelta.

– ¿Quién es Recall en España?

– Recall es el líder en archivo y custodia documental. Nació en 1971 como CTD, Centro de Tratamiento de la Documentación. Más tarde fue adquirido por el grupo Brambles y renombrado en Recall Information Management S.A. Cuenta en Madrid con dos centros de archivo en Daganzo y Ribatejada, además del centro de digitalización. Tenemos una superficie de archivo de 20.645 m2, con unos 2,5 millones de contenedores.

– Acaban de comprar en Barcelona, ¿qué les aporta?

– En Barcelona, a través de la compra de General de Archivo y Depósitos (GADSA) sumamos diversas naves en Castellví de Rosanes y en Sant Jaume dels Domenys con un total de 15.645 m2 y 1,2 millones de contenedores. Es una empresa fundada en 1989, líder en Cataluña, con más de cien profesionales y 6,1 millones de euros de facturación en 2007.

– Y en Valencia, ¿qué han comprado?

– En Valencia hemos adquirido Archivos Centralizados (ARCE), que tiene varias naves de archivo en Torrent con un total de 8.593 m2 y unos 500.000 contenedores. Fue fundada en 1994, es líder en Levante, facturó 2,5 millones de euros en 2007 y emplea a 50 profesionales.

– ¿Cuándo se ha cerrado la operación?

– La compra se ha cerrado el 2 de abril por el cien por cien de ambas sociedades, tras la concreción de un acuerdo de colaboración y participación accionarial que comenzó hace cinco años, en el 2003.

– ¿Cómo queda ahora Recall?

– Recal es líder de la actividad de gestión y custodia de archivos en España, con una cuota de mercado estimada en el 25%.

– ¿Qué es Recall a nivel mundial?

– Recal es líder global en la gestión de información a través de su ciclo de vida. Recall opera en 300 instalaciones de 22 países, proveyendo archivo seguro, gestión y destrucción de documentos en formato físico y digital. Más de 4.500 miembros del equipo Recall sirven a casi 80.000 clientes en el mundo entero: Europa, América y Oceanía, sobre todo.

S. M.